En todas las empresas existe una persona que es la encargada de la organización y la logística de una conferencia o ciclo de reuniones, por ello siempre se debe estar preparado para organizarlo todo y contar con los muebles necesarios para preparar el ambiente en donde esta se realizará. Con un poco de creatividad esto es fácil de lograr.
Si en tu empresa este tipo de eventos se presentan seguido, es hora de poner manos a la obra a la imaginación y al sentido de la organización que posees para que todo luzca espectacular tanto con los muebles como en la decoración.
Para empezar, debes enterarte de qué trata la conferencia, la cantidad de personas que se planea que asistan y el número de expositores. También si habrá moderadores o no, los tiempos de las charlas y si habrá o no pausas o descansos.
La sala de conferencias
Con toda esta información, elegirás la sala de conferencias (si la hay en tu empresa) o un ambiente más pequeño e informal, si la reunión constará de pocas personas. Dicha sala deberá de ser un lugar espacioso y con suficiente ventilación. También debe contar con una buena entrada de luz y cortinas por si se realizarán proyecciones.
El mobiliario
Una vez que tenemos ya la sala de conferencias, debemos asegurarnos de que no falte el mobiliario necesario, la cantidad de sillas necesarias para los asistentes. Estas sillas deben ser cómodas y ordenarse alrededor de una mesa de conferencias si los asistentes no pasan de 12 o 15 y alineadas en filas para los eventos más grandes.
Para darle más respiro al salón, puedes conseguirte algunos maceteros que ubicarás en las esquinas de la sala. Si el evento es para homenajear a alguien, consigue un ramo grande de flores (de esos que vienen en una canasta) y ubícalo al pie de la mesa de conferencias.
La mesa de conferencias
Si la conferencia es un evento numeroso, deberá ubicarse al frente de la sillería. Debe de ser larga y colocarse horizontalmente cubriéndola con un mantel largo. Sobre ella irán micrófonos, de acuerdo al número de expositores, vasos con agua y letreros plásticos con sus respectivos nombres mirando al público. No coloques ramos de flores, banderas, trofeos u otros objetos sobre la mesa pues distraerás al público e impedirás la visión del expositor.
Si hay flores deberán ir al pie de la mesa.
Herramientas multimedia
En la mayoría de conferencias se usan herramientas multimedia para mostrar imágenes y diapositivas. Debes asegurarte de que el material necesario esté disponible, junto con un operario para que lo accione o el expositor mismo. El cableado y extensiones, el equipo (PC o Laptop) deben estar debidamente dispuestos, así como un proyector y pantalla. Haz pruebas con ellos horas antes del gran momento.
Ubica estos accesorios a los costados de la mesa principal, la pantalla irá hacia el lado contrario, nunca detrás de la mesa.
Si la conferencia es un gran evento que incluye invitados de fuera, una pantalla grande a un lado de la entrada de la sala se verá genial y atractiva para los invitados. Tú y o algunos otros empleados deberán recibir y ubicar a los empleados y conferencistas. Organiza también un descanso con bocaditos y gaseosas para los asistentes.
En Loredo Muebles y Equipos contamos con todo tipo de muebles elaborados en diferentes materiales que te permitirán ofrecer grandes eventos ya sea en una sala de reuniones o en un auditorio, también puedes encontrar muebles para tu hogar, muebles elaborados a base de acero inoxidable, cocinas, entre muchos otros. Si quieres conocer más opciones de muebles, te recomendamos visitarnos, estamos ubicados en Dr. Jesús Kúmate Rodríguez, No. 5420-11 Zona Industrial C.P. 80155, Culiacán, Sinaloa, México. También puedes comunicarte a los teléfonos: (667)718-76-36, 749-02-62, 760-64-79 y Fax. 718-41-33.